trying to catch an email

Urgentiecultuur: de druk om altijd beschikbaar te zijn

De huidige snelle, digitale wereld geeft veel mensen het gevoel dat ze onmiddellijk moeten reageren op whatsapp-berichten en e-mails. De coronapandemie heeft dit effect nog eens versterkt omdat veel mensen daadwerkelijk op alle uren van de dag vanuit hun huiselijke omgeving bereikbaar moesten zijn, of tenminste het gevoel hadden dit te moeten. Deze neiging om altijd ‘aan’ te staan wordt ook wel urgentiecultuur (urgency culture) genoemd.

Wat is urgentiecultuur of Urgency Culture?

Een gevoel van urgentie is cruciaal voor succes van organisaties. Snelheid is een concurrentievoordeel. Teams die snel beslissingen nemen, vaak experimenteren en snel op de markt komen, hebben meestal meer succes dan teams die alles langzamer doen. Maar als alles dringend is gaan we mee met de waan van de dag en richten we ons op het uitvoeren van kleine, dagelijkse taken in plaats van op het bereiken van belangrijke, impactvolle dingen. Constante urgentie kan een nadelig effect hebben op de productiviteit en motivatie van een team of een organisatie.

Technologie heeft het leven van mensen als soort op vele manieren verbeterd, maar is ook gedeeltelijk verantwoordelijk voor de toename van het aantal gevallen van angst en depressie, omdat velen overal een verbinding met het werk via hun telefoon bij zich dragen. De belangrijkste ‘boosdoener’ zijn we echter zelf. Mensen zijn geneigd direct op prikkels te reageren, een biologisch fenomeen die ons de das om kan doen als we onszelf niet leren af en toe uit te gaan.

Het gevoel van urgentie kan na verloop van tijd echt een tol eisen op je mentale gezondheid. Een urgentiecultuur kan leiden tot burn-out, een voortdurende staat van drukte en permanente stress. Je hebt geen moment om te ontspannen en als gevolg daarvan kunnen je persoonlijke relaties en je sociale leven eronder lijden.

Drie van de belangrijkste problemen van een altijd urgente werkplek is:

  • dat het een constante staat van angst en vrees cultiveert,
  • valse urgentie creëert
  • de creativiteit en innovatie beïnvloedt.

Als je in zulke omstandigheden werkt, heb je het gevoel dat je nooit helemaal tot rust kunt komen. Maak je eigen grenzen rond het evenwicht tussen werk en privé duidelijk. Je moet voor jezelf bepalen waar je de grens trekt van wanneer je beschikbaar bent en wanneer niet. Dit zijn tips om de urgentiecultuur de baas te worden.

Tips om om te gaan met urgentiecultuur

Belangrijk is niet hetzelfde als urgent

Een belangrijk project kan het beste niet worden opgepakt als een urgent project. Projecten van groot belang vereisen grondigheid en een toewijding aan de complexiteit en nuance. Spoed of urgentie leidt juist tot slordigheid en een veronachtzaming van mensen en middelen. Een echt belangrijk project is er vooral bij gebaat niet urgent te worden opgepakt.

Wie de eerste wil worden moet langzaam starten

Hoe sneller je gaat, hoe meer fouten er worden gemaakt. Een goed begin is het halve werk en een zorgvuldig, bedachtzaam begin van een project zal leiden tot een beter resultaat dan een ad hoc start. Eerst alle informatie verzamelen, processen en resultaten doordenken, zorgt voor een vlottere weg naar voltooiing.

Energie en tijd staan op verschillende spectra

Denk aan wat je kunt doen als je rust hebt om iets uit te voeren en vergelijk dat eens met wat je kunt doen als je gestrest bent. Als je urgentie gebruikt als motivator stel je onbewust tijd gelijk aan inzet. Maar als je in een geconcentreerde flow zit kun je veel meer gedaan krijgen, en in een flow komen als je gestrest bent is praktisch onmogelijk. Om sneller te werken en de optimale werkinzet te bereiken moet je paradoxaal genoeg de tijdsdruk en de stress op een project juist verkleinen.

Versla de schaarste-mentaliteit

Een van de hoofdoorzaken van een gevoel van urgentie is een oriëntatie op schaarste. Misschien denk je dat tijd, geld, voedsel, liefde schaars of eindig zijn en dat er nooit genoeg is. Schaarste-mentaliteit komt meestal voort uit ervaringen in je kindertijd en het ervaren van armoede, hetzij fysieke armoede, hetzij emotionele armoede. Een gevoel van urgentie is vaak een van de copingmechanismen die je aanleert om te proberen meer te genereren van wat je hebt gemist. Een coping-mechanisme is moeilijk te verslaan maar op een werkvloer kun je beter vertrouwen op wat er is: genoeg tijd, geld, liefde, kennis. Misschien niet zoveel als je wilt, maar er is genoeg. En als dat er echt niet is, moet je daar iets aan doen.

Snelle tips:

  • Stel vanaf het begin af aan grenzen en zet zo nodig op papier wat je doet in welke uren, zodat je collega’s, werkgevers of opdrachtgevers precies weten wanneer ze je kunnen bereiken en wat er van je verwacht kan worden.
  • Verstuur alleen e-mails, whatsapps of sms’jes na werktijd als er écht iets brandt.
  • Gebruik de woorden ‘dringend’, “onmiddellijk’, ‘ik heb dit nodig voordat je naar huis gaat’ alleen als er anders écht iemand dood gaat.
  • Maak van beschikbaar zijn op afroep geen heldenstatus, maar strijdt voor een gezond evenwicht tussen werk en privéleven. Zelfs als het voor jou niet veel uitmaakt help je hiermee anderen.
  • Communiceer kritieke deadlines rustig naar de mensen waarmee je werkt en laat je eigen stress niet de leidraad zijn van een gesprek.
  • Plan je werklast strategisch om de kans op dringende en last-minute verzoeken te verkleinen.
  • Spreek anderen aan als ze urgentiecultuur creëren, onnodig streng, gestrest, autoritair of aanvallend zijn of op een andere manier over grenzen gaan.
  • Als je ergens werkt of je ergens bevindt waar een urgentiecultuur als normaal wordt gezien en iemand die gezonde grenzen aangeeft als afwijkend of zelfs zwak, en als je het gevoel hebt het tij niet te kunnen of willen keren; ga weg. Je helpt niemand als je in een ongezonde omgeving blijft, vooral jezelf niet. En je kan altijd weg, ook al voelt dat misschien niet zo.

Lees ook: 20 goede redenen om je baan op te zeggen of ontslag te nemen

trying to catch an email
Urgentiecultuur: een email vangen in een vlindernet
Bekijk producten met dit design in de winkel

Bronnen

Scroll naar top